Tijdens het scrollen op LinkedIn stuitte ik op een discussie van een ZZP’er over het uitblijven van betalingen van haar opdrachtgever. Hierdoor kwam zij financieel behoorlijk in de knel. Dit inspireerde me om een blog te schrijven voor ZZP’ers over hoe je je kunt wapenen in de strijd tegen te late betalers! Enjoy!
Als ZZP’er weet je hoe belangrijk het is om je financiële situatie goed te beheren. Een van de grootste uitdagingen hierbij is het hanteren van betaaltermijnen. Nog steeds komt het voor dat grote bedrijven zich niet aan de afgesproken termijnen houden, terwijl er een wettelijke verplichting is. In deze blog ga ik dieper in op preventie, betaaltermijnen, de wettelijke mogelijkheden voor ZZP’ers en handvatten die je kunnen helpen om je cashflow te verbeteren en je onderneming te beschermen.
Tip 1: Begrijp de wettelijke betalingstermijnen
In Nederland gelden er wettelijke betalingstermijnen, afhankelijk van de relatie tussen partijen. Voor zakelijke transacties tussen bedrijven is de wettelijke betalingstermijn 30 dagen, tenzij anders overeengekomen. Als er geen termijn is afgesproken, of als de overeengekomen termijn onredelijk lang is, geldt een maximale betalingstermijn van 60 dagen. Grootbedrijven zijn verplicht om binnen 30 dagen te betalen aan het midden- en kleinbedrijf (mkb) en ZZP’ers. Een betalingstermijn van langer dan 30 dagen mag alleen als je kunt laten zien dat hieraan geen nadelen zitten voor de koper en verkoper. Voor transacties met overheidsinstanties geldt eveneens een wettelijke betalingstermijn van 30 dagen, die in zeldzame situaties verlengd mag worden tot 60 dagen.
Ben je ZZP’er die aan grote bedrijven of overheid factureert? Hou de termijnen kort, factureer snel en wijs op de wettelijke verplichtingen.
Tip 2: Netwerken en brancheorganisaties
Sluit je aan bij brancheorganisaties en netwerken van ZZP’ers. Hier kun je ervaringen uitwisselen en samen optrekken om betere betalingsvoorwaarden af te dwingen bij grote bedrijven. Bovendien kunnen brancheorganisaties je ondersteunen met juridisch advies en bemiddeling bij betalingsgeschillen.
Als ZZP’er zijn er een aantal brancheverenigingen beschikbaar gericht op specifieke branches of algemeen al dan niet betaald, denk hier aan bijvoorbeeld www.zzp-nederland.nl.
Tip 3: Vooraf checken van betaalmoraal van je afnemer en aanpassen van betaaltermijnen hierop
Voordat je een overeenkomst aangaat met een nieuwe klant, is het verstandig om de betaalmoraal van die klant te onderzoeken. Dit kan bijvoorbeeld door referenties op te vragen, online reviews te lezen of informatie in te winnen bij brancheorganisaties en netwerken. Als je twijfelt aan de betrouwbaarheid van een potentiële klant, overweeg dan om kortere betaaltermijnen af te spreken of zelfs een gedeeltelijke vooruitbetaling te vragen. Zo beperk je het risico op wanbetaling en bescherm je je onderneming.
Er zijn genoeg aanbieders die al dan niet tegen vergoeding kunnen aangeven of je potentiële / nieuwe klant zich aan afspraken houdt en of er wellicht sprake is van een financieel risico. Verhoudingsgewijs is zo’n kredietcheck goedkoop ten opzichte van de omzet die je kunt verliezen bij non-betaling.
Tip 4: Maak gebruik van contractuele afspraken
Leg de betaaltermijn en eventuele bijkomende voorwaarden vast in een contract of algemene voorwaarden. Dit versterkt je juridische positie bij eventuele geschillen en zorgt ervoor dat je klanten precies weten wat ze kunnen verwachten.
Meer informatie kun je bijvoorbeeld vinden op het ondernemersplein van de KVK: https://ondernemersplein.kvk.nl/algemene-voorwaarden-opstellen/
Tip 5: Onderhandelen en communicatie
Als een groot bedrijf zich niet aan de afgesproken betaaltermijnen houdt, probeer dan eerst op een constructieve en vriendelijke manier te communiceren om tot een oplossing te komen. Onderhandel over betalingsregelingen en maak duidelijk wat de gevolgen zijn voor jouw onderneming als de betaling uitblijft. Houd de relatie met het bedrijf in het oog en zorg voor een open dialoog. Dit kan leiden tot betere betalingsafspraken in de toekomst en kan escalatie van het conflict voorkomen. Trouwens bellen of fysiek afspreken werkt in de regel beter als communicatiemiddel dan brieven of e-mails.
Tip 6: Geautomatiseerde preventieve maatregelen
Wees proactief in je communicatie en houd je klanten op de hoogte van de status van hun facturen. Zorg voor een duidelijk betalingsproces, inclusief automatische betalingsherinneringen. Indien je de marge hebt, overweeg ook het aanbieden van betalingskortingen voor snelle betalers. Sowieso het opnemen in je voorwaarden van rente op te late betalingen, is een prima afschrikmiddel voor trage betalers.
Er zijn talloze betaalbare tools die je kunnen helpen een workflow op te zetten om je openstaande facturen geautomatiseerd aan te manen en op te volgen. Probeer in ieder geval, bij grotere hoeveelheid facturen, niet met Excel te werken want dat kost je uiteindelijk meer tijd en is een ongewenste afleiding van je eigen core-business.
Tip 7: De kracht van social media bij uitblijven van betaling
In het geval dat betalingen uitblijven, kan social media een krachtig instrument zijn om aandacht te vragen voor je situatie en eventueel druk uit te oefenen op je debiteur. Wees echter voorzichtig met het openbaar maken van specifieke klantgegevens of beschuldigingen zonder bewijs. In plaats daarvan kun je beter algemene berichten plaatsen over het belang van tijdige betalingen en het effect ervan op ZZP’ers. Dit kan leiden tot steun vanuit je netwerk en mogelijk zelfs tot reacties van andere ondernemers die soortgelijke ervaringen hebben.
Tip 8: Incassoprocedures als pressiemiddel
Als een klant ondanks je inspanningen en herinneringen niet betaalt, kun je overwegen een incassobureau in te schakelen. Zij kunnen je helpen om je openstaande vorderingen te innen. Houd er rekening mee dat hier kosten aan verbonden zijn, maar deze kunnen vaak op de debiteur worden verhaald.
Ook hier bestaan veel verschillende aanbieders. Kies eentje die het beste aansluit op jouw situatie. Sommige aanbieder zijn in bepaalde branches gespecialiseerd. Dat kan helpen bij het incasseren van je openstaande posten.
Tip 9: Juridische stappen als ultieme middel
Als het bedrijf nog steeds niet betaalt, ook na het inschakelen van een incassobureau, kun je overwegen om juridische stappen te ondernemen. Raadpleeg hiervoor een juridisch adviseur of advocaat die gespecialiseerd is in contractenrecht en incasso. Zij kunnen je helpen om de juiste stappen te zetten en je belangen te beschermen.
Soms bieden incassobureaus ook juridische ondersteuning. Wanneer je beide combineert blijft je dossier bij een aanbieder en is de kennis van het voortraject al bekend. Dit scheelt tijd en eventueel kosten.
Tip 10: Factoring en debiteurenbeheer
Om je cashflow te verbeteren en het risico op wanbetaling te minimaliseren, kun je overwegen gebruik te maken van factoring. Zeker als je zo druk bent en geen tijd hebt voor debiteurenbeheer is dit een mooi alternatief.
Factoring is een financieringsvorm waarbij je openstaande facturen verpandt aan een factoringmaatschappij. Zij betalen je facturen (gedeeltelijk) vooruit, waardoor je snel over liquiditeit beschikt. Daarnaast nemen ze vaak het debiteurenbeheer over, zodat jij je kunt concentreren op je kernactiviteiten. Je betaalt een percentage aan vergoeding over ieder ingediend factuur. Let wel dit gaat van je nettomarge af. Dus het is goed om vooraf te berekenen of het voor jou de juiste oplossing is.
Conclusie
Betaaltermijnen zijn een cruciaal aspect van je bedrijfsvoering als ZZP’er. Het goed beheren van je cashflow en het afdwingen van tijdige betalingen is essentieel voor het succes van je onderneming. Door proactief te zijn in je communicatie, contractuele afspraken te maken, gebruik te maken van financieringsmogelijkheden zoals factoring en de steun van brancheorganisaties en netwerken, kun je je positie versterken en ervoor zorgen dat je betaald krijgt voor het harde werk dat je levert.
Krijg je uiteindelijk toch niet op tijd betaald, ondanks herinneringen en niet-gedisputeerde facturen, overweeg dan vervolgstappen zoals incasso en/of juridische ondersteuning. Dit kan geld kosten maar uiteindelijk is het een pressiemiddel om alsnog je omzet in geld om te zetten.
Ik hoop dat deze blog je inzicht heeft gegeven in de verschillende aspecten van betaaltermijnen en je handvatten biedt om je onderneming succesvol te laten groeien. Blijf proactief en assertief in het afdwingen van je betalingsrechten en maak gebruik van de beschikbare middelen om je bedrijf te beschermen en te laten floreren.