Denken in omzetbonus kan voor iedere onderneming riskant zijn. Wellicht tijd om in Cash-in te denken?
Omzet gedreven
Het “coûte-que-coûte” gevoel van de verkopers wordt aangespoord om omzet te genereren op klanten en hierdoor marge weg te geven en risico’s te nemen die later incasseren quasi onmogelijk maakt. Denk hier bijvoorbeeld aan hoge kortingen, lange condities etc… De verkoper wordt gedicteerd om bepaalde omzet te halen, hij zal her en der afspraken maken die uiteindelijk het bedrijf geld kosten. Dit zal de verkoper voor lief nemen, omdat hij zich zelf niet te kort wil doen op zijn eigen bonus.
Het is dus verstandig om een pure omzetgedreven structuur binnen een bedrijf om te zetten na een “pay by cash-in” systeem. Dus alleen als de omzet binnen is mag een bonus aan de verkoper verstrekt worden. Echter zulke pay by cash in contracten zijn niet zo makkelijk als ze lijken. Significante veranderingen zijn noodzakelijk. Anders denken, anders doen.
Cash-in i.p.v. omzet:
De directie/aandeelhouders kiezen voor een beleid. De beleidsstrategen moeten dus inzien dat omzet pas omzet is als deze betaald is. Het sturen op pure omzet cijfers moet dus omgezet worden in het sturen op marges of/en in cash-in activiteiten.
Acceptatiebeleid
Heeft een bedrijf gekozen om zijn strategie om te zetten in cash-in, dan is het zaak de verkopers her op te leiden. Indien verkopers in een latere tijdspunt gevraagd worden om mee te incasseren zullen zij ook mee moeten denken in het initiële acceptatiebeleid. Het acceptatiebeleid begint dan niet zoals historisch bij het aandragen van een nieuwe klant, maar veel meer bij het evalueren van de prospects die er in de markt zijn.
Indien de prospectlijst gefilterd wordt op klanten die bijvoorbeeld kredietwaardig zijn en goed betalen zullen er een aantal prospects direct afvallen. Hoe strikter men dus op kredietwaardigheid cq. goed betaalgedrag waakt, hoe relatief minder nieuwe klanten er zullen worden toegevoegd aan het klanten bestand. Echter de klanten die toegevoegd worden, zullen op tijd hun betaalverplichtingen nakomen.
Het is hier aan de directie, verkopers en debiteurenbeheerd om de goede mix tussen aannemen en afwijzen te vinden. Je huidige klanten kunnen je daarbij helpen. Je actieve klanten bestand toont een bepaald gedrag, ben je hier blij mee heb je eigenlijk door de spiegeling van je eigen klanten aan de markt je “best fit prospects” gevonden.
Condities
De condities die afgesproken worden dienen in lijn te zijn met de gecalculeerde marge op een product of service. Is er veel marge kan er duidelijk een langer termijn afgesproken worden. Echter indien er aanwijzingen zijn dat de nieuwe klant later betaald dan afgesproken, is het zinvol om de eerste orders nauwlettend in de gaten te houden, en eerder bescheiden condities af te spreken. Ook de condities afspreken zou een 1-2 tussen verkoper en debiteurenbeheerder zijn.
Verder is het goed om met verkoop een handvol condities af te spreken. Te veel condities zorgen voor verwarring en kunnen een goede cash-forecast in de weg staan.
Data kwaliteit
Indien marge hoog op de agenda staat is tijd evenredig belangrijk. Disputen zijn tijdsintensief en dus margedodend. Snel en goed incasseren begint al bij het opzetten van een klant in het ERP systeem. Zijn de gegevens correct, zijn de aanspreekpartners bekend (zowel op inkoop als ook op de crediteurenafdeling), zijn de afleveradressen bekend, en staan de prijzen en afgesproken condities correct in het systeem. Een hele boel informatie die goed dient verwerkt te worden. Het is dus aan te raden om een brondocument op te zetten voor de verkoper zodat deze direct alle noodzakelijk informatie vastlegt. Hiermee kunnen al een hele keur aan disputen afgedaan worden.
Het is ook aan te bevelen om condities even kort via mail of brief aan de nieuwe klant te bevestigen.
Data verandert in de loop der jaren, daarom is het periodiek checken van alle adressen, op het eerste gezicht een tijdsintensieve klus, maar helpt dit het incasso traject later soepel en snel te laten verlopen.
Order management & facturatie
Het accuraat en snel afhandelen van orders is essentieel, om in het latere incasso cyclus niet tegen verrassingen aan te lopen. De lijnen tussen verkoop, klantenafdeling, facturatie en debiteurenbeheer dienen kort te zijn. Orders die niet op tijd geleverd zijn, kunnen potentieel een disput opleveren. Als iedereen binnen het bedrijf direct hiervan op de hoogte is, zal dat overbodige communicatie naar klant toe verminderen.
Incasso
Het bedrijf moet één eenheid zijn ten opzichte de klant die te laat betaald. Het kan altijd dat er onenigheid is tussen verkoop en debiteurenbeheer, maar dat mag de klant nooit merken, wat anders zal hij de twee afdelingen tegen elkaar kunnen uitspelen. Periodiek onderling overleg over lopende disputen, moeilijke cash-in’s en mogelijke incasso zaken is essentieel. Bij een cash-in gedreven bedrijf is dit zelfs een must om dat de verkopers dient mee te helpen bij het incasseren van de openstaande posten.
Verder ziet de verkoper dat er een verschil tussen de klantgrote in order versus klantgrote in openstaande posten kan zijn. Wat voor zijn perceptie de grootste klant is, kan voor debiteurenbeheer een onbekende zijn, omdat deze dan op tijd betaald. De verkoper zal dus mogelijk andere klanten in de openstaande postenlijst zien dan in zijn omzet lijsten.
Voordelen cash-in strategie
Het bedrijf creëert een hogere mate aan risico bewustwording (risk awareness). Door dat zowel kwaliteit van de klanten, de communicatie naar de klanten, en de tijdsafhandeling van de cyclus verbeteren, zal uiteindelijk het risico over de gehele portefeuille afnemen.
De beloning van de verkoper verplicht hem om actief mee te denken en mee te doen in het accepteren en incasseren van klanten. Hij maakt nu integraal deel uit van de quote-to-cash cycle, evenals de debiteurenbeheerder.
Er zal meer uniformiteit gecreëerd worden binnen het bedrijf omdat niet zo maar condities afgesproken kunnen worden. De richtlijnen zijn immers samen opgesteld en dus dient men zich ook gezamenlijk hieraan te houden. De traditionele frictie tussen verkoop en debiteurenbeheer zal afnemen.
De omzet van de onderneming wordt schoner, minder risico, minder afschrijving, verbeterd werkkapitaal.
Bedenkingen cash-in strategie
Wanneer krijgt de verkoper geen bonus meer? Pas wanneer de vordering als onincasseerbaar afgeschreven is of indien de vordering ouder dan X dagen is, of indien de berekende marge opgebrand is?
Wat gebeurd er met de bonus op moment dat er een dispuut ontstaan is op een order/factuur? Wordt de bonus dan bevroren tot uiteindelijk geïncasseerd?
Wat gebeurd er met de bonus op moment dat de klant failliet is? De vordering lijkt dan oninbaar maar misschien komt er nog verspreid over een aantal jaren een bedrag binnen om althans een deel van de schuld af te lossen.
Het kan uiteraard dat een onderneming te strikt is in zijn acceptatiebeleid en hij dus omzet verliest die waarschijnlijk wel te incasseren was. Dat kan dus een werkkapitaal vermindering te weeg brengen.
Eens van gedachte hierover wisselen? Klik hier